Rheolau a Chyfarwyddiadau i Fyfyrwyr

Atodiad 2: Y Drefn i'w Dilyn os Derbynnir Cwyn

1. Daw'r drefn hon i rym os derbynnir cwyn gan fyfyrwyr yn erbyn Adran Academaidd, yn erbyn Cyfadran neu yn erbyn Adran An-academaidd.
2. Dylid cadw at yr egwyddorion cyffredinol canlynol ymhob achos. Pan geir cwynion gan nifer sylweddol o fyfyrwyr yn sgil tarfu sydd wedi'i achosi gan amgylchiadau y tu hwnt i reolaeth y Brifysgol (er enghraifft, gweithredu diwydiannol) bydd y drefn a ddisgrifir ym mharagraff 13 isod yn cael ei dilyn.
   a. Dylid datrys anghydfod ar lefel isaf posibl y drefn hon. Er mwyn hybu cysylltiadau da, dylid ceisio datrys y mater yn anffurfiol, cyn belled ag y bo hynny'n rhesymol ymarferol, cyn dechrau ar y drefn ffurfiol.
   b. Mae hawl gan y ddwy ochr i gael cwmni yn ystod unrhyw ran o'r drefn ffurfiol, boed yn ffrind, yn gynrychiolydd o Urdd y Myfyrwyr neu o Undeb Llafur a gydnabyddir gan y Brifysgol, neu unrhyw aeold arall o gymuned y Brifysgol.
3. Dylai unrhyw fyfyriwr a chanddo/chanddi gwyn geisio datrys y mater yn anffurfiol yn y lle cyntaf. Gall ymwneud â'i diwtor/thiwtor personol, neu ag aelod arall o'r staff academaidd neu unigolion priodol eraill. Os yw'r gwyn yn ymwneud â mwy nag un person (heb fod yn honiad yn erbyn unigolyn a enwir) gall y bydd pwyllgor Ymgynghorol Staff a Myfyrwyr yn ymwneud â'r mater. Ni fydd y drefn anffurfiol gychwynnol hon yn amharu ar y drefn ffurfiol a amlinellir yng ngweddill y ddogfen.
4. Lle methwyd â datrys y broblem yn anffurfiol, ar ôl gwneud ymdrech deg, gall y myfyriwr wneud cwyn ysgrifenedig i Bennaeth yr Adran y mae'n cwyno yn ei herbyn.
5. O dderbyn cwyn ysgrifenedig, mae'n rhaid i Bennaeth yr Adran, o fewn yr wythnos, gyfweld y sawl sy'n cwyno ac unrhyw berson arall sy'n ymwneud â'r mater.
6. Yn dilyn y cyfweliad hwnnw:

   a. Mae gan y Pennaeth yr Adran yr hawl i benderfynu ar y mater trwy gynnal trafodaethau gyda'r ddwy ochr i geisio cymodi. Gall ef/hi ymgymryd â'r gwaith neu, os yw'r ddwy ochr yn cytuno, gall enwebu trydydd person i ymgymryd â'r gwaith. Os yw hyn yn methu, rhaid i Bennaeth yr Adran anfon adroddiad ysgrifenedig i Ddeon y Gyfadran yn syth; neu

   b. os yw Pennaeth yr Adran yn teimlo na all ef/hi farnu ar y mater yn ddiragfarn, neu os yw ef/hi yn teimlo bod hon yn gwyn yn erbyn y Gyfadran neu'r Brifysgol, rhaid iddo/iddi anfon adroddiad ysgrifenedig ar unwaith i Ddeon y Gyfadran.

   Os yw'r achos yn dod o fewn i derfynau Trefn Ddisgyblu'r Brifysgol (myfyrwyr neu staff) rhaid i Bennaeth yr Adran gychwyn y drefn honno ac fe derfynir y drefn hon yn sgil hynny.
7. Bydd rhaid i unrhyw achos a gyfeirir at y Deon, yn unol â pharagraff 6, gynnwys copi o'r cwyn, ynghyd ag unrhyw dystiolaeth ysgrifenedig a gyflwynwyd ac hefyd sylwadau Pennaeth yr Adran ar yr achos.
8. O dderbyn adroddiad, yn unol â pharagraff 6, rhaid i'r Deon:
   1. ddod i benderfyniad ar sail y dogfennau [ysgrifenedig]; neu
   2. ddod i benderfyniad ar sail cyfweliad â'r ddwy ochr; neu
   3. os yw ef/hi yn teimlo bod yno groestyniad rhwng buddiannau personol y ddwy ochr, dylai ef/hi gyfeirio'r achos i'r Deoniaid eraill, fel y gallant hwy weithredu yn unol â 8(a) neu 8(b); neu
   4. sefydlu panel i wrando ar y gwyn ac i benderfynu ar yr achos.
9. O fewn tri diwrnod i'r penderfyniad hwnnw, gweler paragraff 8, rhaid i'r Deon baratoi adroddiad yn amlinellu'r achos, a'r rhesymau am y penderfyniad. Dylid anfon copi o'r adroddiad hwn at y Dirprwy Is-Ganghellor perthnasol, at Bennaeth yr Adran berthnasol, at y sawl a gwynodd ac at y sawl y cwynwyd yn ei erbyn/herbyn.
10. Gall y naill ochr neu'r llall yn yr achos apelio i'r Dirprwy Is-Ganghellor perthnasol ar sail un o'r canlynol:

    a. na ddilynwyd y drefn uchod;

    b. na weithredwyd yn ôl egwyddorion cyfiawnder naturiol;

    c. bod tystiolaeth newydd i'w chael, na chyflwynwyd yn wreiddiol ac sy'n effeithio'n uniongyrchol at y dyfarniad.

    Mewn apêl, yn unol â 19(c), rhaid i'r sawl sy'n cyflwyno'r dystiolaeth newydd roi rhesymau da i egluro pam na chyflwynwyd y dystiolaeth yn gynharach yn ystod y drefn gwynion.
11. Wrth wrando apêl, gall y Dirprwy Is-Ganghellor, yn ogystal â chysylltu ag unigolion priodol, wahodd y ddwy ochr am gyfweliad. Gan y Dirprwy Is-Ganghellor y mae'r gair olaf, yn amodol ar y darpariaethau y cyfeirir atynt ym mharagraff 13 isod.
12. Os derbynnir cwyn yn erbyn Adran an-academaidd, cymerir bod Pennaeth Adran yn cyfeirio at y sawl sydd yn atebol i'r Swyddogion a restrir isod, fel y bo'n briodol, am yr adran honno. Wrth gyfeirio at y Deon, ym mharagraffau 6, 7, 8 a 9, cymerir bod hyn yn cyfeirio at y Swyddogion a restrir isod. Nid yw paragraff 8(c) yn berthnasol i gwynion a wneir yn erbyn Adran anacademaidd. Mae Penaethiaid Adrannau An-academaidd yn gyfrifol fel a ganlyn:
    Dyma'r Swyddogion perthnasol: 
    
    

    Dirprwy Is-Ganghellor: Profiad Myfyrwyr a Rhyngwladol
    Gwasanaethau Cymorth i Fyfyrwyr
    Swyddfa Ryngwladol
    Swyddfa Gynllunio
    Swyddfa Academaidd
    Swyddfa’r Deoniaid

    Dirprwy Is-Ganghellor: Gwasanaethau Staff a Myfyrwyr
    Gwasanaeth Cynghori ar Yrfaoedd
    Swyddfa’r Ystadau
    Swyddfa Adnoddau Dynol
    Gwasanaethau Preswyl a Chroeso
    Y Ganolfan Chwaraeon

    Dirprwy Is-Ganghellor: Ymchwil, Menter a Chysylltiadau
    Swyddfa Ymchwil
    Gwasanaethau Masnacheiddio ac Ymgynghori

    Dirprwy Is-Ganghellor: Yr Iaith Gymraeg a Diwylliant
    Canolfan y Celfyddydau
    Gwasanaethau’r Gymraeg

    Cyfarwyddwr Cynllunio
    Denu a Derbyn

    Cyfarwyddwr Cyllid
    Swyddfa Gyllid
    
    Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Gwybodaeth
    Pob adran o'r Gwasanaethau Gwybodaeth
    
    Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymorth i Fyfyrwyr
    Pob Tiwtor Preswyl yn y neuaddau

13. Bydd cwynion gan fyfyrwyr yn sgil gweithredu diwydiannol gan staff y Prifysgol yn cael eu hystyried gan Banel o Ddeoniaid yn y lle cyntaf.  Gall Dirprwy Ddeoniaid fod yn rhan o'r Panel os nad yw un o'r Deoniaid ar gael.
14. Bydd y Panel yn gweithredu ar sail y drefn a ddisgrifir ym Mharagraffau 8(a), 8(b) a 9 uchod.
15. Gellir cyflwyno apeliadau yn erbryn penderfyniad y Panel i'r Dirprwy Is-Gangellor yn unol â'r drefn a ddisgrifr ym mharagraffau 10 ac 11 uchod.
16. Ar ôl mynd drwy'r holl weithdrefnau mewnol, caiff ymgeisydd gyflwyno cwyn i Swyddfa'r Dyfarnwr Annibynnol. I wneud cwyn, mae'n rhaid llenwi ffurflen gais gyda'r holl wybodaeth berthnasol a'i hanfon i Swyddfa'r Dyfarnwr Annibynnol o fewn tri mis o'r dyddiad a roddir ar y Llythyr Cwblhau Gweithdrefnau, a fydd yn cael ei anfon gan y Brifysgol ar ôl i'r gweithdrefnau mewnol ddod i ben. Ceir ffurflen gais oddi wrth yr Ysgrifennydd Academaidd, neu o wefan Swyddfa'r Dyfarnwr Annibynnol www.oiahe.org.uk neu drwy ffonio neu ysgrifennu i Swyddfa'r Dyfarnwr Annibynnol yn y cyfeiriad isod: